Vi får ofte tilbakemelding fra ledere om at årsaken til forbedringsrommene er noe helt annet enn de hadde tenkt på forhånd. Selv om forberedelsene innebærer å forstå og tolke analysen, er det lurt å ikke gå inn i samtalen med fastlåste meninger. Å invitere inn medarbeiderens synspunkt først vil ansvarliggjøre medarbeider og gi mindre fallhøyde for deg som leder.
Et godt tips er derfor å starte samtalen med «Kjenner du deg igjen i bildet?». Er medarbeider enig i resultatet, kan du fortsette med å gi et overblikk, det beroliger. Hvis medarbeider ikke kjenner seg igjen, kan du følge opp med «hvordan skulle det da ha sett ut?».
Nøkkelen er å ville den andre vel og være nysgjerrig.
Start gjerne med å gi et overblikk over det som skal diskuteres, - det beroliger.
Lytt så til medarbeider, led gjerne samtalen, men still åpne spørsmål. Bruk tausheten til din fordel, og la medarbeider bryte den.
- «Hva kommer forbedringsrommet av?»
- «Hva vil du foreslå at vi gjør?»
Tror du ikke at dere har kommet til kjernen gjennom den ansattes svar, kan du følge opp med utdypende spørsmål hvor du bruker dine egne hypoteser.
- «Kan det stemme at gapet har sammenheng med at du ikke har tid nok til oppgavene dine?»
Forslag til spørsmålsstartere:
- Hva kan jeg gjøre…?
- Hva kan vi gjøre sammen…?
- Hvordan foreslår du at vi løser dette...?
- Hvilke tiltak ser du for deg kunne fungert godt...?
- Hvordan opplever du utfordringen...?
- Hvilke løsninger har du tenkt på...?
- Hvilke andre muligheter…?
- Hva skal til …?
- Når kan du…?
- Hvordan blir det annerledes når...?
- Hvordan opplevde du at det ble feil...?
Prøv å ikke heng deg for mye opp i «hvorfor». Det er fint å få en oversikt, men når man har kartlagt årsaken, burde man gå videre til å stille spørsmål som starter med «hva», «hvordan» og «hvilke».
Unngå både kryssforhør og dømmende holdninger/spørsmål, da er det lett for at den andre parten går i forsvar.
- Lite forbedringsrom – spør om det stemmer, og spør gjerne også om hvorfor den ansatte syns at det fungerer bra slik at dere greier å opprettholde den positive situasjonen. Se på den øverste linjen om det er noe spesielt vedkommende motiveres ekstra av, kanskje vedkommende trenger litt mer utfordring?
- Stort forbedringsrom – Spør om hva det kommer av, og om det er tiltak som kan redusere det. Noen ganger kan det være nødvendig for leder å si fra at det vanskelig vil la seg gjøre å fylle forbedringsrommet med de virkemidlene som er til rådighet. Det er viktig å være tydelig slik at det ikke skapes forventninger som ikke kan innfris.
- Stemmer profilen på den grønne linjen overens med stillingen? Del din oppfatning hvis det er lav/høy vekting på forhold som ikke er forenlig med rollen, og diskuter hva det kommer av og evt. hva dere kan gjøre med det.
- Gå gjennom enkeltspørsmål i rapport for Tilleggsspørsmål hvor poengsummen er lavere enn 7, og som ikke alt er blitt belyst.
Eksempler på introduksjoner:
“Jeg har gått gjennom besvarelsen din, og jeg vil gjerne at vi starter med kompetanseutvikling. Det er ikke noe forbedringsrom, men jeg er nysgjerrig på hvorfor området er vektlagt så lite i forhold til de andre faktorene?
“Jeg har sett gjennom svaret ditt, og jeg ser at det er flere store forbedringsrom vi må snakke om. Det største er på tilbakemelding. Hva kommer det av? …. Har du noen konkrete eksempler på tilbakemeldinger du vil oppleve som motiverende?
“Ut fra resultatet av din besvarelse, ser det ut til at du i det store og hele er fornøyd med din arbeidssituasjon, men at du ønsker deg mer ansvar. Har du tenkt over hvilke ansvarsområder som kunne vært motiverende for deg?»
” Jeg har gått gjennom besvarelsen din. Slik jeg tolker det, er det viktig for deg med kompetanseheving, og at det fører til mer ansvar. Stemmer det?”
Ikke grav dere ned i det som fungerer bra
Forskningen har avdekket at det ikke lønner seg å pirke for mye i det som fungerer bra. Da kan du oppleve at den ansatte begynner å reflektere i en retning som skaper misnøye. Det betyr at får du en profil som stemmer bra med rollen, har lite gap og den ansatte bekrefter at han er fornøyd, så gå videre til andre emner i medarbeidersamtalen.