Hvordan tolke Motivasjonsanalysen™

I denne artikkelen går vi i dybden på hvordan man kan tolke Motivasjonsanalysen™, men det er viktig å huske at det er den ansatte som sitter på fasiten.

Husk at ingen leder alle intuitivt like lett, og du kan ikke gjette hva som er viktig for hver enkelt. Analysen er ment som et utgangspunkt for dialog, og er ikke nødvendigvis en sannhet. Du som leder kan likevel prøve å gjøre deg opp en mening om hva bildet viser i forkant, slik at dere begge stiller forberedt til samtalen.

Nedenfor forklares

• Øverste linjen - viktighet (tidl. ønsket nivå) 
• Nederste linjen - opplevd nivå og forbedringsrom
• Tilleggsspørsmål
• Se video for hvordan tolke Motivasjonsanalysen™

Øverste linje – Viktighet

Den øverste linje viser medarbeiderens:

• Vekting av motivasjonsfaktorene: hva er viktigst og hva er ikke så viktig for min motivasjon på arbeidsplassen?

Tallene på den øverste linjen er summen av antall poeng hver faktor har blitt tildelt i del 1 av undersøkelsen med påstandspar. Hvert par har 5 poeng som skal fordeles som man selv ønsker (5-0, 4-1, 3-2, 2-3, osv.). Alle faktorene blir satt opp imot hverandre, som vil si at hver faktor blir nevnt 7 ganger i løpet av undersøkelsen.

Totalt er det 140 poeng som medarbeider fordeler på de 8 faktorene, hvor høyeste sum som kan oppnås for en faktor er 35, og laveste er 0.

 

Tallene har ingen betydning alene, utover hva medarbeideren vektlegger mest og minst. Det vil si at jo høyere verdien for spørsmålet er, jo viktigere er det for arbeidstakeren at dette området ivaretas på en god måte. Nedenfor ser du en tabell med innholdet i de ulike faktorene.

 

Faktor	Hvor viktig er det…
1.  Arbeidsinnhold	at arbeidsinnholdet er meningsfylt, interessant og utfordrende?
2.  Ansvar og autonomi	å få mye ansvar sammen med frihet til å bestemme?
3.  Tilbakemeldinger	å få ærlig og konstruktiv ris og ros?
4.  Forhold til leder	å ha en god relasjon og mulighet for støtte fra leder?
5.  Faglig utvikling/kompetanse	å få utvikle ny kompetanse?
6.  Kollegial støtte	å føle seg inkludert i kollegiet, og vite at du kan få støtte, faglig og sosialt?
7.  Samarbeid i organisasjonen	at det er et godt samarbeid på tvers i organisasjonen?
8.  Mestring	at du lykkes og mestrer arbeidssituasjonen?

 

 

Vi har alle ulike preferanser for vår arbeidshverdag. Hva som motiverer deg i din arbeidssituasjon, motiverer ikke nødvendigvis din kollega. Innsikt i hva som fremmer og hemmer motivasjonen, gjør det lettere for deg som leder å avklare forventninger og sette i gang tiltak der det er behov.

 

Motivasjonsindikator 

Motivasjonsindikatoren er gjennomsnittet av medarbeiderens opplevde nivå. Denne kommer frem både på individnivå og totalnivå. Motivasjonsindikatoren kan brukes til å prioritere, der ansatte med lav motivasjonsindikator kanskje har behov for raskere og hyppigere oppfølginger i en periode fremover.

Hva forteller de ulike faktorene oss?

Husk at disse 8 faktorene viser et bilde på hva som er viktig for den ansatte i sin arbeidssituasjon, og er påvirket av situasjonen på jobb. Dette er ikke en personlighetstest.

 

Arbeidsinnhold

Høyt score på arbeidsinnhold viser en ansatt som verdsetter interessante arbeidsoppgaver og ønsker stor innvirkning på sine gjøremål. Er ikke så opptatt av titler og status, men mer i arbeidsoppgavenes utfordringer, og trivsel. I kombinasjon med høy skår på samarbeid, kan dette være en som liker teamarbeid. Er som regel ikke redd for å mislykkes og setter pris på både faglige og personlige utfordringer på jobben.

 

Ansvar/Selvbestemmelse

Høy skår på disse spørsmålene viser en selvstendig ansatt som ønsker stor innvirkning på egne arbeidsoppgaver og egen hverdag. Personen setter pris på utfordringer og krevende arbeidsoppgaver. Høy skår på ansvar kan også oppstå hos en medarbeider som ønsker større grad av beslutningsrom på sitt område. Dette krever tillit fra både leder og teammedlemmer. En leder vil gjerne skåre høyt på denne faktoren.

 

Tilbakemelding

Ved høy skår på tilbakemelding forteller den ansatte at det er viktig å få både ros og konstruktive tilbakemeldinger på det arbeidet han/hun gjør. Hvilken tilbakemelding som ønskes må du som leder være nysgjerrig på. Høy skår kan tyde på en person som kanskje føler seg usikker, eller har et sterkt behov for å bli anerkjent for den jobben som blir gjort.

I kombinasjon med høy skår på mestring vil dette forsterkes. Jobb med å trygge medarbeider og bygge selvtillit.

 

Forhold til leder

En person med høy skår på forhold til leder kan tyde på en situasjon der medarbeider setter pris på, og trenger støtte fra, sin leder. Er kanskje avhengig av leder for å kunne gjennomføre oppgaver og leveranser, og er avhengig av hyppig kommunikasjon.

Hvis denne blir veldig høy kan det være et tegn på at medarbeider kan dyttes litt mer ut av komfortsonen, og få større grad av autonomi. Det er likevel viktig at leder støtter medarbeider underveis, slik at det ikke går utover trygghet og mestring.

 

Kompetanse/ faglig utvikling

Høy score på disse spørsmålene forteller at den ansatte er opptatt av faglig utvikling og eventuelt muligheter for karriereutvikling. Ønsker kanskje å bli bedre i faget sitt for å mestre oppgavene bedre eller å få nye oppgaver på sikt. I en situasjon der det blir mye rutinearbeid, og liten tid til annet, vil denne kunne seile høyt opp. Her vil tilleggsspørsmålene komme til god hjelp i forståelsen.

I kombinasjon med høy skår på mestring vil dette være en person som kan stå i fare for å bli utbrent.

 

Kollegial støtte

Høy skår på kollegial støtte viser en medarbeider som setter pris på å kunne spørre om hjelp og søke råd hos andre. Liker å diskutere med kollegaer og ha sparringspartnere for å komme frem til løsninger.

Relasjoner og fellesskap er viktig, noe som også kan tyde på at denne personen ønsker å bli godt likt og er derfor en god bidragsyter til arbeidsmiljøet.

Kollegastøtte kan kompensere for forhold til leder. Behovet for kollegastøtte kan vektes som viktigere enn forhold til leder, når ledelsen for eksempel viser lite støtte. Denne vil gjerne gi et utslag på lav skår på forhold til leder, og et forbedringsrom på tilbakemelding.

 

Samarbeid 

Høy skår på samarbeid betyr at den ansatte motiveres av god informasjonsflyt der det er en kultur i virksomheten for åpenhet og kunnskapsdeling. Det er en person som er en teamarbeider, og som motiveres av å jobbe sammen med andre for å nå mål. Er mer opptatt av lagutførelse enn individuell utførelse.

 

Mestring

Høy skår på mestring viser en ansatt som er svært opptatt av å lykkes. Tyder på stor fremdrift og arbeidsvillighet. Med god støtte og trygghet, vil dette være positivt, men man må passe på så medarbeider ikke «jobber seg i hjel».

Det kan også tyde på en person med prestasjonsangst, og at vedkommende er redd for å gjøre feil. Leder må da trygge på at det er lov å feile, slik at det blir mulig for den ansatte å gå utenfor komfortsonen.

 

Stemmer medarbeiderens ønsker med rollen og bedriftens behov?

Den øverste linjen kan brukes til å vurdere om ønskene/prioriteringene passer med rollen og bedriftens behov.

• Et eksempel kan være en person som har skåret faglig utvikling lavt, der bedriften ser behov for faglig utvikling. Da må du jobbe for å avstemme forventningsbildet ved å avklare hva som fører til den manglende interessen, og motivere til endret holdning. Kanskje han/hun ikke er klar over mulighetene, eller ikke har tid? Du kan finne forklaringer i svarene til tilleggsspørsmålene som kan gi deg nyttig informasjon du kan bruke som hypoteser i spørsmålsstillingene.
• Et annet eksempel er en leder som skårer lavt på ansvar/selvbestemmelse. Det er ikke forenlig med en lederstilling, og årsaken kan være at vedkommende ikke har fått nok myndighet, eller ikke har nok tid til å påta seg ansvaret. Med å være nysgjerrig på hva det kommer av kan årsaken kartlegges, og dere kan lettere bli enige om tiltak.

 

Nederste linje – Opplevd nivå 

Den nederste linjen viser medarbeiderens opplevde situasjon. Det svares på 8 påstander om hvordan de opplever at hver av de 8 faktorene er ivaretatt, på en skala fra 1 til 10. Dette regnes om til prosent, og den visuelle størrelsen på gapet vil være avhengig av den øverste linjen og hvor viktig en faktor er for motivasjonen. Jo viktigere, jo større følt gap.

 

1.	Jeg er fornøyd med støtten jeg får fra kollegaene mine.
2.	Jeg er fornøyd med kvaliteten på tilbakemeldingene jeg får.
3.	Jeg er fornøyd med ansvaret jeg har, og mulighetene til å bestemme selv.
4.	Jeg er fornøyd med forholdet til min nærmeste leder.
5.	Jeg er fornøyd med min kompetanse og faglige utvikling.
6.	Jeg synes jeg mestrer arbeidssituasjonen min godt.
7.	Jeg er fornøyd med arbeidsinnholdet.
8.	Jeg er fornøyd med samarbeidet i virksomheten.

Forbedringsrom

Dersom verdien av tallet på den nederste linjen utgjør 70% eller mindre, regnes dette som et forbedringsrom av betydning som dere bør snakke om.

Avstanden mellom den øverste og den nederste linjen er ment å være en visuell vurdering.  Størrelsen på forbedringsrommene er tatt ut i fra en beregning sett opp mot den øverste linjen (viktighet, tidl. ønsket nivå). Jo viktigere en faktor er for motivasjon, jo større vil en mangel føles. 

Noen ganger kan det være nyttig å være nysgjerrig på «et gryende forbedringsrom» (endring fra i fjor), selv om det ikke er så stort som 30%. Det kan også være lurt å sjekke om medarbeideren opplever noe som et større forbedringsrom enn det som fremkommer visuelt.

• Stort forbedringsrom på mange områder, kan indikere at medarbeideren er i faresonen for å få mye sykefravær, søke ny jobb, skape misnøye og konflikter i miljøet, etc.
• Stort forbedringsrom på faglig utvikling og arbeidsinnhold kan indikere at personen føler at han ikke har kunnskaper nok i forhold til arbeidsoppgavene. Dette inntrykket forsterkes hvis det i tillegg er forbedringsrom på faktoren for mestring.
• Stort forbedringsrom på arbeidsinnholdet kan indikere at medarbeideren er i feil rolle, eller ønsker en fornyelse av arbeidsoppgavene. Dette gjelder særlig hvis det samtidig er lite/ikke noe forbedringsrom på faktoren mestring.
• Stort forbedringsrom på tilbakemelding kan indikere at vedkommende ikke får nok ros og annerkjennelse for det arbeidet, eller den jobben som blir gjort. Dette forsterkes hvis det er et forbedringsrom på forholdet til deg som leder. Denne medarbeideren trenger nok større grad av oppfølging og støtte, og bli respektert for den jobben han/hun gjør.
• Er det stort forbedringsrom på forholdet til deg som leder, anbefaler vi at du adresserer det tidlig i samtalen, fordi det kan oppleves som ubekvemt for dere begge. Da er det best å få "elefanten ut av rommet". Du kan vinne mye tillit ved å ta et ydmykt ståsted, og for eksempel åpne med «Jeg ser at det er et forbedringsrom på forholdet til meg som leder. Hva kan jeg gjøre for å lede deg på en bedre måte?». Da viser du respekt for at det er medarbeideren som har «skoen på», samtidig som du ansvarliggjør.

 

 

 

Hold et ekstra øye med faktoren mestring

Manglende mestringstro er den viktigste årsaken til manglende fleksibilitet. Vi vet også at manglende opplevelse av mestring er en viktig årsak til stress og utbrenthet. Det betyr at du må være forsiktig med å dytte noen for langt ut av komfortsonen, og du må søke å gi støtte til å finne veien tilbake til mestringstroen når det skjer.

Noen ganger vil du se at faktoren mestring får svært høy prioritering som i eksempelet nedenfor. Her er det i tillegg et gap. Men, selv uten at det er noe gap av betydning vil det være viktig å få avdekket hva det kommer av at det å mestre og lykkes er så viktig. Årsaken vil ofte å være redsel for å gjøre feil, noe som vil kunne gå utover trivsel, fleksibilitet og produktivitet. Antagelsen om usikkerhet forsterkes av at denne ansatte i tillegg hadde gitt lav prioritet til ansvar.

Det er viktig å se de 8 områdene i sammenheng, ikke frittstående eller målt mot andre elementer som ikke inngår i strukturen. Ofte er det noe som er årsak, og noe annet som er konsekvenser. Du kan også se etter forklaringer til gapene i det andre skjemaet i undersøkelsen som heter «Tilleggsspørsmål».

 

 

Tilleggsspørsmål

 

Formålet med tilleggsspørsmålene er å gi en dypere forklaring og tilleggsinformasjon til Motivasjonsanalysen™. Det er ikke alltid like lett å kartlegge årsak hvis du ikke vet hva du skal spørre om. Med tilleggsspørsmålene har vi allerede gjort litt av denne jobben, og det blir lettere å finne årsakssammenhenger og tiltak. 

 

4 av de 24 tilleggsspørsmålene som er viktig å holde et ekstra godt øye med:

1. «Jeg har tid nok til å fullføre arbeidsoppgavene mine».
   Denne kan påvirke arbeidssituasjonen på flere faktorer i Motivasjonsanalysen™ og er spesielt viktig å ta tak i om medarbeider skårer lavt her. Kan for eksempel komme av dårlig organisering/rutiner eller for lite ressurser.
2. «Jeg er stolt av virksomheten».
   Dette spørsmålet kan indikere høy turnover-intensjon hvis medarbeider skårer lavt.
3. «Jeg føler at jeg blir respektert og rettferdig behandlet på jobb/Jeg opplever at det er en god omgangstone i virksomheten».
   Har medarbeider skåret lavt på disse faktorene kan det være en antydning til at medarbeider føler seg mobbet/trakassert på arbeidsplassen. Viktig å ta tak i denne om medarbeider skårer mindre enn 10.
4. «Jeg synes min lønn står i forhold til min kompetanse, erfaring, ansvar og innsats».
   En viktig hygienefaktor for å trives er lønn, men medarbeidersamtalen skal ikke ha et hovedfokus på dette. Har medarbeider skåret lavt på andre områder, for eksempel spørsmål som går på anerkjennelse og tilbakemelding, kan lønnsfaktoren være en indirekte effekt av dette. Prøv å løs områdene for indre motivasjon først, og snakk deretter om lønn. Det kan også være greit å sette av tid til en egen lønnssamtale hvis det er behov. 

 

Se video for hvordan tolke Motivasjonsanalysen™