Motivati har en rask og enkel implementeringsprosess.
Steg 1: Oppsett av profil
For å kunne opprette en profil i Motivati trenger vi en oversikt over de ansatte i virksomheten. Dette gjelder navn, ansattnummer, e-post, avdeling og leder til avdeling. Vi sender dere en mal slik at det blir enkelt å fylle ut.
Steg 2: Oppstartsmøte - administratoropplæring
Når profilen er opprettet går vi gjennom oppsett og struktur, og sørger for at databasen er satt opp korrekt. I tillegg går vi gjennom det grunnleggende i verktøyet, som å sende ut undersøkelser og hente frem aggregerte resultater.
Vi foreslår at det er en eller to personer som eier prosessen, og har kontroll på når de ulike undersøkelsene skal sendes ut. Tenk gjerne et årshjul, der medarbeidersamtalen er hovedpunktet gjennom året og setter i gang oppfølgingspunkter. Er det kanskje andre undersøkelser dere ønsker å sende ut i løpet av året?
I tillegg kan det være lurt å lage interne rutiner på sletting av ansatte. Informasjonen som lagres er knyttet til de ansatte, det kan derfor være lurt å lage rutiner på hva man gjør med historikken til de ansatte når de for eksempel får en ny leder.
Steg 3: Informasjon til ledere og lederopplæring
For å trygge ledere i hvordan de skal holde medarbeidersamtaler med Motivati setter vi opp en lederopplæring. I forkant av opplæringen kan man gjerne informere lederne om det nye systemet for medarbeidersamtaler, og at samtlige må delta på en gjennomgang av løsningen. Lederopplæringen burde komme nært utsendelse av medarbeidersamtalen, slik at informasjonen som blir gitt ligger friskt i minne.
Opplæringen foregår over Teams (med mindre annet er avtalt) der lederne får være med i diskusjon og stille spørsmål. Her diskuteres bakgrunnen og formålet med Motivati, hvordan tolke og bruke Motivasjonsanalysen™, samt anbefalt samtalemetodikk basert på metoden. I tillegg går vi gjennom verktøyet og de ulike funskjonene.
Opplæringen har en varighet på 1 - 2 timer.
Etter lederopplæringen får lederne tilsendt oppsummerende informasjon, guide og tolkningsdokument. Disse dokumentene ligger også tilgjengelig på støttesidene.
Steg 4: Informasjon til ansatte
For å trygge medarbeider på at dette er en fortrolig og trygg arena der formålet er å ivareta medarbeiders arbeidssituasjon, har vi utarbeidet et informasjonsskriv og en video. Disse beskriver hva Motivati er, hvordan de svarer på forundersøkelsen for medarbeidersamtalen og hvordan resultatet skal brukes i samtale med leder. Informasjonen sendes ut til alle ansatte (inkludert lederne) i forkant av utsendelse. Begge deler ligger tilgjengelig fra støttesidene her:
De ansatte kan logge seg på med en gang de har fått en bruker i systemet. For å informere ansatte om at de har en profil i Motivati må man:
1. Sende ut en undersøkelse sammen med informasjon om pålogging (se neste steg)
2. Informere i egne kanaler med lenke til login: Motivati
Steg 5: Dere er klar til å sende ut undersøkelser!
Nå kan undersøkelser sendes ut, og dere er klar til å innhente både innsikt og gjennomføre gode samtaler.
Når man sender ut en undersøkelse, vil det følge en e-post til de ansatte. I e-posten legger man ved informasjon om innlogging, samt hvordan man svarer på undersøkelsen.
Når medarbeider har svart, vil nærmeste leder få en e-post om hvem, i sin avdeling, som har fullført undersøkelsen (gitt at den er åpen, og ikke anonym). Disse samles opp i dagsmail, der mailen vil gi en total oversikt over hvem som har svart. Du kan også logge inn i Motivati å sjekke mottakerstatus. Da kan leder kalle inn til samtale, og vi er i gang!