1. Forberedelse til samtalen
Når den ansatte har svart på undersøkelsen vil du få en bekreftelses e-post, og du kan kalle inn til samtale. Forberedelsene gjør du ved å logge inn i Motivati, og se på resultatet til den ansatte.
- Logg inn og gå til 'leders innsikt'
- Gå til "mine ansatte" og velg avdeling, så ansatt
- Velg undersøkelse og klikk "vis rapport" for å se Motivasjonsanalysen™ og tilleggsspørsmål
Motivasjonsanalysen™ vil vise hvilke motivasjonsfaktorer som er viktigst for den ansatte (viktighet, tidligere kalt ønsket nivå) i sin arbeidssituasjon, og om vedkommende opplever at disse er ivaretatt (opplevd nivå).
Tilleggsspørsmålene viser på en skala fra 1-10 hvor uenig/ enig den ansatte er med påstandene.
Hensikten med underlaget er å finne ut om det er noe som hemmer medarbeiders motivasjon og engasjement, og om det er områder som kan forbedres, slik at muligheten for gode resultater øker.
Det finnes ingen fasit på tolkning av grafene. De er kun ment som et utgangspunkt for dialogen, og ingen sannhet. Det betyr at du som leder må prøve å gjøre deg opp en mening av hva bildet viser, legge dette frem for medarbeider, og spørre om de kjenner seg igjen i dette bildet. Med andre ord, vær nysgjerrig.
Forberedelse:
- Hva har medarbeider vektlagt som viktigst?
- Hva er mindre viktig?
- Stemmer prioriteringen med stillingen/ rollen vedkommende har?
- Er det noen forbedringsrom (gap) dere må diskutere i samtalen?
- Stemmer dette med dine forventinger?
Du kan bruke notatet (utkast) som forberedelsesdokument til samtalen. Notatet er skjult for den ansatte frem til samtalen er holdt. Notatet blir delt med den ansatte når du fyller inn dato for "holdt samtale".
I samtalen anbefaler vi å dele resultatet på papir eller på skjerm, da vil dere raskt få et felles eierskap til resultatet.
2. Samtalen
Begynn gjerne med å gi et overblikk over det som skal diskuteres, og om medarbeider kjenner seg igjen i bildet.
La Motivasjonsanalysen™ styre samtalen og vær velment nysgjerrig. Husk at dette kun er et dialogutgangspunkt, og ingen sannhet.
A) Motivasjon og trivsel
-
Forbedringsrom (gap). Er det stor avstand mellom øverste og nederste linje? Spør hva som er årsaken, og hva dere kan gjøre for å redusere den. Snakk gjerne også om de punktene som fungerer bra, slik at dere greier å opprettholde en positiv situasjon.
- Noen ganger kan det være nødvendig for leder å si ifra at det vanskelig vil la seg gjøre å fyllet forbedringsrommet med de virkemidlene man har til rådighet. Da er det viktig å være tydelig, slik at det ikke skapes forventinger som ikke kan innfris.
- Står prioriteringen i tråd med rollen? Del din oppfatning hvis det er lav/ høy vekting på forhold som ikke er forenlig med rollen, og diskuter hva det kommer av og evt. hva dere kan gjøre med det.
- Tilleggsspørsmål. Gå gjennom spørsmålene i grafen. Er det noen spørsmål med lavere poengsum enn 7 som ikke har blitt snakket om enda? Er det noe som har fått en veldig god skår?
B) Leveranse, resultat og kompetanse
- Hvordan er arbeidsoppgaver og avtalte mål/utviklingstiltak blitt fulgt opp i perioden som har gått?
- Kan vi lære av det som har blitt gjort?
- Hva skal arbeidsoppgaver og mål være i kommende periode?
- Er det kompetanse, arbeidsinnhold eller oppgaver som kan/ bør utvikles?
- Nye arbeidsoppgaver?
- Hva må i så fall til?
C) Avslutt med å oppsummere det dere er blitt enige om
Avtal om du eller den ansatte skal registrere aktiviteter i handlingsplanen, og med hvilken frist.
3. Etter samtalen
- Loggfør samtalen i notatet som er knyttet til medarbeidersamtalen, og sett inn dato for når samtalen ble holdt.
- Registrer aktiviteter i handlingsplanen. Vi anbefaler at det er medarbeider som selv legger inn sine oppgaver og mål. Det gir bedre eierskap, og leder vil lettere se om den ansatte har tolket aktiviteten som forventet. I tillegg sparer leder tid.
- Se resultatet av undersøkelsen for avdelingen samlet. Det kan gi deg et tydelig bilde på om det er noe som burde jobbes med generelt i avdelingen.
Lykke til!